Zarządzenie Nr 45/24

DYREKTORA

Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku

z dnia 16 września 2024 r.

w sprawie wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Białymstoku

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) w związku z § 3 ust. 4 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 396/7717/2024 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 22 marca 2024 r., zarządza się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Białymstoku, zwaną dalej „procedurą”, w brzmieniu określonym w Załączniku do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Pracownicy Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku zobowiązani są do zapoznania się z procedurą i przestrzegania jej zapisów.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania do wiadomości pracownikom Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku poprzez umieszczenie go na tablicy informacyjnej w siedzibie jednostki i ma zastosowanie od 25 września 2024 r.

§ 4

Wprowadzenie procedury, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia, zostało poprzedzone dokonaniem konsultacji, o których mowa w art. 24 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), które trwały 5 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w regionalnym ośrodku polityki społecznej w białymstoku

Definicje

§ 1

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. ROPS, jednostka, pracodawca – Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku;
2. zgłoszenie anonimowe – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
3. osoby upoważnione - pracownicy Działu Organizacji, Kadr i Płac ROPS (dalej: Dział OKP), upoważnieni na piśmie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych;
4. ustawa o ochronie sygnalistów – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Dokonywanie zgłoszeń

§ 2

1. Każde zgłoszenie podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń, prowadzonym przez osoby upoważnione, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do procedury.
2. Zgłoszenia mogą być dokonywane poprzez dedykowane kanały zgłoszeń:
   1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: naruszenia@rops-bialystok.pl;
   2. w formie listownej na adres: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, gen. G. Smitha Pattona 8, 15-688 Białystok z dopiskiem na kopercie: „zgłoszenie naruszenia – bezpośrednio do Działu OKP ROPS”;
   3. telefonicznie do osób upoważnionych (nr tel. 85 744 22 14). Pracownik, do którego dokonano zgłoszenie, dokumentuje je w formie nagrania rozmowy (za zgodą zgłaszającego) lub w formie protokołu; wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do procedury;
   4. osobiście, podczas bezpośredniego spotkania z osobą upoważnioną, zorganizowanego na wniosek zgłaszającego, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
3. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
   1. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
   2. dane zgłaszającego, tj. imię, nazwisko, dane kontaktowe;
   3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w ROPS, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   4. opis naruszenia prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w ROPS oraz ich daty.
4. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
5. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do procedury. Formularz zostanie również zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) jednostki.
6. ROPS nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych.

Obsługa zgłoszeń

§ 3

1. Bieżącą obsługę zadań związanych z realizacją procedury w ROPS zapewniają pracownicy Działu OKP, upoważnieni na piśmie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych;
2. Osoby upoważnione realizują zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności poprzez:
   1. przyjmowanie zgłoszeń,
   2. prowadzenie rejestru zgłoszeń w formie papierowej i elektronicznej,
   3. kontakt z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia,
   4. koordynację działań następczych, tj. rozpatrywanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających,
   5. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec zgłaszającego, w szczególności potwierdzenie otrzymania zgłoszenia i udzielenie informacji zwrotnej w sprawie zgłoszenia (wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 4 do procedury),
   6. zapewnienie poufności zgłaszającemu,
   7. gromadzenie wszelkiej dokumentacji dotyczącej zgłoszeń,
   8. prowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników jednostki, zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy społecznej odpowiedzialności,
   9. doradztwo jednostce w zakresie ochrony prawnej związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.
3. Po rejestracji zgłoszenia, osoba upoważniona, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, przesyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, na podany w zgłoszeniu adres do kontaktu.

Działania następcze

§ 4

1. Osoby upoważnione dokonują wstępnej weryfikacji zgłoszenia, a następnie w porozumieniu z Dyrektorem jednostki, decydują o podjęciu działań następczych.
2. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
3. Jeżeli zachodzą okoliczności mogące wpłynąć na bezstronność osoby upoważnionej, powinna ona niezwłocznie poinformować o nich Dyrektora.
4. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności oraz poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
5. Kierownicy komórek organizacyjnych ROPS współpracują z osobami upoważnionymi w zakresie:
   1. monitorowania przestrzegania procedury przez podległych pracowników,
   2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu,
   3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu naruszeń.

§ 5

1. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
2. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:
   1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się właściwy organ publiczny;
   2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.
3. Informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia, w tym podjętych działań następczych lub ich zaniechania, należy przekazać zgłaszającemu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Ochrona zgłaszającego

§ 6

1. Ochronie podlega zgłaszający i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały na podstawie uzasadnionego podejrzenia że informacja o naruszeniu, w momencie dokonywania zgłoszenia, jest prawdziwa.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 7

1. Dyrektor jednostki zapewnia zgłaszającemu ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:
   1. podejmuje działania gwarantujące ochronę danych osobowych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 8;
   2. doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy, pracowników którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem zgłaszającego;
   3. zobowiązuje kierownika Działu Organizacji, Kadr i Płac do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 12 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej zgłaszającego oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego / szkoleniowego/ bezpłatnego itp.).
      W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań odwetowych, zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej zgłaszającego oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, kierownik Działu Organizacji, Kadr i Płac zobowiązany jest poinformować Dyrektora jednostki, celem wstrzymania tych działań.
3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:
   1. ograniczenie dostępu do informacji w ramach procedury wyłącznie do osób upoważnionych (wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 5 do procedury),
   2. odebranie od osób upoważnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w ramach procedury;
   3. ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 8

1. Dane osobowe zgłaszającego, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Zakaz ujawniania danych osobowych nie dotyczy sytuacji, w której ujawnienie tożsamości jest działaniem koniecznym i proporcjonalnym w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym lub przygotowawczym przez organy publiczne lub w celu zagwarantowania prawa do obrony osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Zgłaszającego należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

Zgłoszenie zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne

§ 9

1. Zgłaszający może w każdym przypadku zgłosić naruszenie prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo właściwemu organowi publicznemu, z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej procedurze na zasadach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, w szczególności, gdy;
   1. nie otrzyma w wyznaczonym terminie informacji zwrotnej bądź nie zostaną w tym terminie podjęte działania następcze;
   2. zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego;
   3. dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe lub istnieje prawdopodobieństwo nieskutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.
2. Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich:

• Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
• Solidarności 77
• 00-090 Warszawa
• e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
• https://bip.brpo.gov.pl

3. Zgłaszający może dokonać ujawnienia publicznego poprzez podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszenia prawa. Zgłaszający dokonujący zgłoszenia publicznego podlega ochronie określonej w art. 51-53 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przechowywanie dokumentacji

§ 10

1. Dokumentacja dotycząca przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń przechowywana będzie w sposób uniemożliwiający dostęp osób postronnych.
2. Dane osobowe oraz dokumentacja związana ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Za usuwanie danych po okresie określonym w ust. 2 odpowiedzialne są osoby upoważnione.

Przepisy końcowe

§ 11

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024, poz. 928), dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.  w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn.zm.), rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE. L. 2016.119.1), Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

Zarządzenie Nr 36/25

DYREKTORA

Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku

z dnia 12 maja 2025 r.

w sprawie zmiany wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Białymstoku

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) w związku z § 6 ust. 2 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 76/1512/2025 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 25 marca 2025 r., zarządza się, co następuje:

§ 1.

W wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Białymstoku, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 45/24 Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku z dnia 16 września 2024 r., użyte w różnym przypadku wyrazy "Dział Organizacji, Kadr i Płac" zastępuje się wyrazami "Dział Organizacji i Kadr", natomiast użyte wyrazy "Dział OKP" zastępuje się wyrazami "Dział DOK".

§ 2.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.